Paperless é uma palavra em inglês que significa “Sem Papel”, e caracteriza empresas que conseguiram eliminar totalmente ou ter reduzir de forma drástica o uso do papel.
O conceito de Paperless foi criado nos anos 1970, ao mesmo tempo que os computadores passaram a se tornar um produto popular, que tornou possível, pela primeira vez, pensar em escritórios 100% digitais.
Nos anos 1970 era utópico pensar em uma empresa sem papel, porém, agora no século XXI, é completamente possível substituir arquivos e documentos, que antes eram impressos, por versões digitais.
Enquanto os escritórios normalmente utilizam toneladas de papel sulfite, blocos e arquivos físicos, o escritório Paperless, exige uma rede de computadores e conexão à internet para organizar tudo. Dessa forma, a empresa consegue eliminar a papelada e investir em uma melhor estrutura de TI, tornando, assim, a gestão mais ágil, eficiente e sustentável.
As principais vantagens de ser uma empresa Paperless:
- Aumento de performance: enquanto papéis ocupam muito espaço, consomem muito tempo e quase nunca estão acessíveis, os arquivos digitais são facilmente organizados e podem ser acessados no momento que os funcionários precisarem;
- Reduz custos: empresas Paperless geram economia com armazenamento, pois não é mais necessário ter um arquivo gigantesco que guarda todos os documentos e arquivos da empresa, principalmente os fiscais, que precisam ser armazenados por 5 anos;
- Mais segurança: enquanto documentos físicos são vulneráveis às questões do tempo, ao risco de perda e danos, e eventos como incêndios, os arquivos digitais podem ser armazenados e criptografados, sem falar nos backups são feitos constantemente para garantir a segurança dos documentos da empresa;
- Sustentabilidade: com a redução de compra e produção de papel gera um impacto ambiental positivo, e melhora a responsabilidade socioambiental da empresa.
Para ser uma empresa Paperless não depende apenas de eliminar o papel em seu escritório ou implementar as tecnologias necessárias. Depende da mudança de cultura dentro da empresa. Para isso é necessário:
- Ter uma infraestrutura de TI;
- Utilizar de softwares e ferramentas compatíveis;
- Proporcionar treinamento para os funcionários;
- Promover uma cultura alinhada à transformação digital;
- Utilizar soluções em nuvem.
