Por que devo implementar a cultura do paperless na minha empresa?

A tecnologia revolucionou a vida de todo mundo em níveis astronômicos, gerando um aumento de consumo. A cultura paperless, em português “sem papel”, visa eliminar ao máximo o uso e consumo de papel nas empresas. Há uma grande procura por modelos de negócios otimizados e que assim potencializam a produtividade com um menor custo.

Sendo assim, o conceito paperless tem ficado cada vez mais forte dentro das organizações, sempre ligado a esse contexto de uso de tecnologias e digitalização. Mas qual a importância de inserir a política do paperless na minha empresa?

IMPORTÂNCIA:

Para se adaptar a essa cultura, é essencial acompanhar as demandas do mercado e se posicionar dentro dele. A conservação do meio ambiente é o grande objetivo dessa estratégia, que por consequência afeta as empresas de maneira positiva, como:

• Facilitação e centralização de processos em softwares;

• Automação e digitalização de processos;

• Ganhos em produtividade nas equipes;

• Redução do gasto de tempo nas tarefas;

• Mobilidade corporativa;

• Adequação a modelos de trabalho híbrido, externo ou remoto.

VANTAGENS:

• Preservação do meio ambiente: a produção do papel demanda um alto gasto de recursos naturais não renováveis e geração de resíduos, mesmo realizando a reciclagem. E depois de muita cobrança pela responsabilidade social e ambiental, houve a transição do papel para um funcionamento paperless, pensando sempre na sustentabilidade.

• Redução de custos: uma empresa que realiza impressão, arquivamento, armazenamento e manutenção de documento, em papel, acaba gastando uma parte considerável do seu lucro com os custos de uso do papel. Sendo assim, uma das principais vantagens da utilização do paperless, é que a empresa deixará de ter esses custos, podendo investir esse dinheiro em diferentes lados.

• Otimização do tempo e aumento de produtividade: o armazenamento na nuvem é maravilhoso, pois várias pessoas podem armazenar o mesmo arquivo ao mesmo tempo, e estando em locais diferentes. Não é necessário esperar até o outro dia para chegar até a empresa, assinar ou ler um documento, aumentando a produtividade e melhorando a gestão do tempo.

• Maior segurança no armazenamento de documentos: manter dados e informações seguros, é muito importante. A utilização do papel, por muito tempo, foi a melhor alternativa, no entanto, o risco de perda, rasura ou deterioração de documentos fez com que esse formato não fosse o mais adequado. Utilizando a digitalização, além de garantir um armazenamento mais seguro, é possível rastrear quem acessou determinado arquivo.

Além de possuir um impacto social muito bom.

COMO SE TORNAR UMA EMPRESA PAPERLESS?

• Faça uma boa gestão de mudanças;

• Estruture os processos de RH e invista na digitalização do setor;

• Contrate sistemas e plataformas de gestão ágeis;

• Adote o uso do certificado digital.