Com um plano de ação, sua empresa aprende não só quais são os seus objetivos, mas mapeia todo o processo para alcançá-los. Além de entender como contornar os eventuais riscos e obstáculos no percurso.
Vale adiantar que essa ferramenta tem tudo a ver com todo tipo de oportunidade. A questão, aqui, está em fomentar uma cultura de planejamento, análise, execução e monitoramento a fim de otimizar o tempo e, claro, os resultados.
Vamos ver, então, como você pode montar um plano de ação eficiente?
Boa leitura!
O que é o plano de ação e qual é a sua importância?
Imagine que a sua empresa tenha um objetivo específico, e que um mapeamento já foi desenhado para alcançá-lo. Nesse momento que entra o papel relevante do plano de ação. Com ele, uma metodologia pode ser traçada para garantir o sucesso da sua empreitada.
Isso ocorre a partir de um planejamento capaz de apontar as ações necessárias para, passo a passo, garantir o resultado projetado. Isso vai incluir:
Prazos;
Responsáveis pelas tarefas;
Recursos aplicados;
Capital humano necessário;
Monitoramento de resultados.
Só com isso, já fica evidente o valor do plano de ação para qualquer empresa, concorda? Mas existem benefícios que podem ser destacados, como a otimização de tempo da sua equipe, a objetividade e precisão na tomada de decisão e a aplicação de metodologias para agregar em volume novas experiências e padronizações para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.
Como fazer um plano de ação?
Independentemente do seu objetivo, um plano de ação necessita de etapas bem definidas de planejamento. São elas:
Iniciação, que consiste no ponto de partida da sua jornada, começando pelo objetivo a ser atingido e o caminho para o seu gradual alcance;
Planejamento, que passa a avaliar os recursos e ações necessários — bem como os estágios mapeados para tornar o caminho menos arriscado e também imune contra imprevistos;
Execução, que é a parte prática do seu plano de ação através do cumprimento das etapas estabelecidas no cronograma;
Monitoramento, que consiste em acompanhar os indicadores e métricas associados ao objetivo traçado no plano de ação;
Encerramento. Ou seja: a avaliação dos resultados e a documentação do aprendizado e também do que pode ser implementado em futuros objetivos.
Que tal vermos, agora, como isso tudo pode ser feito por meio das ferramentas mais usadas do mercado?
Quais metodologias usar para criar um plano de ação?
Processos e metodologias podem tornar o planejamento e a execução do seu plano de ação ainda mais efetivos. Veja, abaixo, alguns dos mais usados atualmente:
SMART
O método consiste em uma sigla cujas palavras em inglês significam:
Specific — ou específico —, que é a definição do seu objetivo;
Measurable — ou mensurável —, que é o meio (ou meios) para medir a eficiência de alcance da meta;
Attainable — ou alcançável —, que é a ciência de que o objetivo é, de fato, possível de ser conquistado;
Relevant — ou relevante —, que é a conclusão de quais metas são realmente certas para guiar os responsáveis ao sucesso daquele objetivo;
Term — ou temporal —, que nada mais é do que o prazo para a sua realização.
PDCA
O ciclo PDCA também corresponde a uma sigla que significa:
Planejar (plan), definindo os objetivos e os métodos aplicados;
Fazer (do), que é a preparação para a execução do plano de ação;
Checar (check), que consiste no monitoramento dos resultados obtidos ao longo da jornada;
Agir (act), que aponta os ajustes necessários e também a avaliação dos acertos no processo.
Método Ver e Agir
Bastante usada na resolução de problemas, a ferramenta é uma garantia de ações rápidas para solucionar obstáculos no caminho. Ela também tem algumas etapas claras, que são:
A definição dos problemas;
A priorização deles, para que a equipe os solucione por ordem de urgência e importância;
A descrição das ações para resolvê-los;
A fase de execução;
O monitoramento da eficiência das ações.
5W2H
Por fim, é possível considerar o 5W2H para auxiliar no seu plano de ação, pois se trata de um checklist importante para que você defina:
What — o que fazer
Why — por que fazer
Where — onde fazer
When — quando fazer
Who — por quem será feito
How — como será feito
How Much — quanto vai custar.
E não importa qual a metodologia escolhida, em todas elas um sistema de checklist será facilitador. Toda execução precisa de um checklist estruturado para atingir o sucesso.
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