O Paperless, quando traduzido do inglês, significa menos papel, algo que virou tendência mundial na cultura organizacional das empresas. Consiste na redução total ou parcial do uso do papel nas rotinas diárias das organizações. Ou seja, a substituição dos métodos tradicionalmente físicos, por totalmente digitais, seguros e com armazenamento na nuvem.
É uma nova forma de gerir todas as documentações, proporcionando menores custos, otimização do tempo, aumento significativo da produtividade e proteção ao planeta.
Geralmente nas empresas, há funcionários que perdem horas e horas procurando documentos, isso quando os arquivos não somem. Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos, a cada 12 meses, 1 mês é perdido apenas procurando por documentos. Sem contabilizar o tempo que é gasto é necessário investimento para elaborar, coletar assinaturas e autenticá-los e arquivá-los.
Através da plataforma de assinatura eletrônica, todos os documentos podem ser assinados com alguns cliques, de qualquer lugar do mundo e em poucos minutos. Além disso, toda a documentação é arquivada na nuvem, trazendo mais praticidade, segurança e agilidade aos negócios, além de proporcionar os seguintes benefícios:
- Redução de custos administrativos;
- Menores riscos e mais segurança;
- Liberação de espaço físico e melhor aproveitamento;
- Agilidade e flexibilidade nos processos internos;
- Preservação do meio ambiente;
- Fortalecimento da imagem da empresa no mercado;
- Mais eficiência e produtividade;
- Desenvolvimento de uma cultura organizacional sustentável.
Como implementar a Cultura Peperless na sua empresa?
As empresas têm se movido rumo a transformação digital e se você quer que a sua empresa faça parte deste movimento, então confira algumas dicas que separamos para te ajudar nesse processo.
- Digitalize os documentos físicos: pode ser um pouco demorado, mas no final de contas, valerá a pena o esforço e o tempo investido.
- Invista em Tecnologia Cloud - armazenamento em nuvem: esse tipo de armazenamento tem se tornado uma das soluções mais procuradas por empresas para armazenar seus dados. Pois torna prático encontrar qualquer documento sem gastar horas e horas para isso.
- Utilize plataformas de assinatura eletrônica: ao utilizar essas plataformas todo o processo para gerar documentos podem ser realizados remotamente em poucos minutos, sem a necessidade de impressão, coletar assinaturas e seguir com todas as burocracias necessárias.
Fonte: Contratos Digitais