Seu checklist ideal não é aquele baixado na internet e, tampouco, uma ferramenta definitiva uma vez que foi elaborado. Ele está em constante desenvolvimento e transformação, considerando que a sua importância está atrelada a diferentes objetivos.
Por isso, vamos entender, ao longo deste post, quais são os critérios que podem ajudar a enriquecer o seu trabalho para construir o checklist ideal — ao menos para o seu objetivo mais imediato.
Boa leitura!
1. Tenha um Objetivo ao Desenvolver seu Checklist Ideal
Não adianta montar um checklist sem ter um objetivo, certo?
É preciso refletir sobre as questões que você deseja que sejam respondidas. Por meio delas, você monta uma ferramenta totalmente alinhada às metas estipuladas, permitindo um norteamento preciso para todas as etapas de execução do seu planejamento.
2. Cuidado com o Generalismo ou o Detalhismo em Excesso
Um erro comum é tentar conciliar tudo em um checklist ideal, ou focar apenas em um ponto específico. Como resultado a sua ferramenta pode ficar:
Complexa (e superficial) demais;
Genérica demais.
Lembre-se da dica anterior, pois isso ajuda a saber, exatamente, o que você vai precisar mapear para constar no seu checklist.
3. Explore a Profundidade do seu Checklist
Pense no seu checklist ideal como uma ferramenta de gestão. Com ele, é possível analisar onde o trabalho está rendendo mais (ou menos) e até mesmo diagnosticar gargalos produtivos.
Como resultado, você ganha eficiência e poupa tempo e recursos para tornar o trabalho cada vez mais efetivo.
4. Evite Ambiguidades
Checklists devem ser objetivos, claros e transparentes. Evite ambiguidades e questões que levantem interpretações múltiplas. Quanto mais direto, melhor para a análise e execução de cada etapa do fluxo de trabalho.
5. Adote um Tom Familiar para os Envolvidos
Quem vai ler o checklist? Pense nisso, pois o tom usado nessa ferramenta deve estar alinhado com quem vai utilizá-lo. Lembre-se da clareza, objetividade e facilidade de compreensão. Isso deve ser o norte do desenvolvimento do seu checklist ideal.
6. Gere Resoluções para as Não-Conformidades
Entender os obstáculos, riscos e os problemas enfrentados no percurso pode ser o grande diferencial para um checklist diferenciado. Afinal de contas, ele oferece soluções para garantir agilidade e precisão à tomada de decisão da sua equipe.
7. Use Imagens
Além de um texto claro, opte pelo uso de imagens que possam reforçar a essência da sua mensagem. Registros fotográficos podem tornar todo o processo mais fácil de ser absorvido e de garantir que todos compreendam o que está sendo proposto.
8. Use um Plano de Ação em Paralelo
Planos de ação podem ser usados para gerar conformidade e alinhamento às etapas previstas no seu checklist. Por meio deles, todos entendem precisamente quais são as suas obrigações, responsabilidades e a melhor ação em decorrência de diferentes cenários.
9. Utilize Assinaturas Digitais
Seja em auditorias ou mesmo para avaliar o fluxo de trabalho na sua empresa, certifique-se de utilizar a assinatura digital. Isso vai agregar mais segurança às informações coletadas, além de atuar como um validador legal do processo de trabalho.
10. Um Checklist Ideal Nunca é Definitivo
Por fim, considere que um checklist nunca deve ser considerado definitivo. Ou seja: ele tem que estar em constante desenvolvimento, ajuste e, inclusive, precisar de uma remodelagem completa se deixou de atender às suas necessidades e interesses.
Assim como o processo de trabalho tem que ser continuamente provocado e ajustado, o mesmo vai ocorrer com o seu checklist ideal. Transforme-o e conviva com as mudanças de maneira uniforme e colaborativa para que os resultados permaneçam em constante desenvolvimento.
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